新任主管的一週溝通練習表
公開虛構案例・可自行修改

服務：新任主管溝通陪跑
對象：剛開始帶人、想讓交接更清楚的新任主管

完整材料
我服務的是想改善帶人方式的新任主管。他們知道要與同事溝通，忙起來卻常直接交代結果，談完才發現雙方理解不同。我想提供一份每週溝通練習表，讓學員在兩次陪跑對話之間也能練習。我的方法是每週只選一個真實工作情境，先寫希望對方理解什麼，再整理我知道的事、需要問的事與最後要確認的下一步。練習分三段：對話前寫目的和一個開放問題，對話時先聽對方怎麼理解，對話後記錄雙方最後說定了什麼。如果行程太忙，短版只要寫一句目的、一個問題和一個下一步。例如交接一項活動時，先問同事認為最需要先處理哪件事，再一起確認時間與負責人。請整理成一週可填的行動表，加上回顧問題與正常版、短版。我的服務是新任主管溝通陪跑，學員可帶著一次練習來討論。

完成示範

選本週的一次真實對話
挑一項會發生的交接，先寫希望對方理解的目的。
填寫示範：情境：交接下週的活動。目的：讓同事知道本次活動重點與最先要處理的工作。

對話前：寫一個開放問題
分開我知道的事與需要問的事，不把所有內容一次交代完。
填寫示範：我知道：活動下週五舉行。需要問：同事目前的準備進度。起手問題：你認為現在最需要先處理哪件事？

對話時：先聽理解，再確認下一步
請對方用自己的話說明，再一起確認工作、時間與負責人。
填寫示範：對方先處理場地聯絡；我補活動流程。週三下午一起核對，當天確認是否還缺素材。

忙碌短版：只保留三句
沒有時間做完整表時，仍寫一句目的、一個問題與一個下一步。
填寫示範：目的：對齊活動準備。問題：你先處理哪件事？下一步：週三下午一起核對場地與流程。

週末回顧：選一個小調整
看哪個問題讓對話更清楚，下次只調整一個動作。
填寫示範：有效：先問優先工作，聽到對方擔心場地。下次調整：交接前先傳活動目的，不臨時加很多資訊。

貼文
交代了，對方卻做成另一個方向？這週先選一次真實交接，寫一句目的，問對方怎麼理解，再確認下一步。這份練習表同時有完整版本與忙碌短版，讓一次溝通留下可回顧的內容。下次陪跑對話，就從這次實際發生的卡點開始。

服務邀請
新任主管溝通陪跑從真實工作對話出發。帶著一次練習與回顧來，我們一起找出有效說法，調整下次可做的一個小動作。

三個常見問題
忙到沒時間填完整表，還能練嗎？
可以用短版，只寫一句目的、一個問題與一個下一步。例如「對齊活動準備」「你先處理哪件事」「週三下午一起核對」。三句仍能幫你保留目的、對方理解與後續安排。等有時間，再補對話後的觀察。

對方回答和我想的不一樣，要立刻糾正嗎？
先問他為什麼優先看那件事，了解資訊是否不同。像活動交接，你在意流程，他可能擔心場地尚未確認。把兩邊知道的事放在一起，再確認先後與負責人。練習表記下這個差別，回顧時就有具體內容能談。

回顧時只覺得自己講不好，怎麼寫得具體？
挑一個對話中的動作記錄：你問了什麼、對方如何回答、最後說定了什麼。先看哪個問題幫上忙，再選一個下次想調整的說法。例如「交接前先傳目的」，比整體評自己不會溝通更容易練習。